Мэдлэгт хязгаар үгүй

MS Project

v MS Project программын тухай товчхон

v MS Project программыг ажиллуулах

v MS Project программын цонхны ерөнхий төлөв

v Төслийн удирдлагын талаар

v MS Project юу хийж чадах вэ?

v Үндсэн элементүүд

v Хийх ажлын үе шат, нөөцийг харах

v Үйл ажиллагаа төлөвлөх

v Ажлуудын цаг хугацааг уялдуулах, хугацааны төрөл

v Нөөцийн жагсаалт гаргах

v Төслийн биелэлтийг хянах, удирдах

v MS Project-ын хяналтын үйлдлүүд

MS Project программын тухай товчхон

MS Project нь төслийн менежемент хийх, төлөвлөлтөнд зориулагдсан программ хангамж юм.

Та төслийнхээ ажлыг төлөвлөхөөр суухад юуны өмнө төсөл хэдий хугацаагаар үргэлжлэх, танд ажиллах хүчин хангалттай эсэх, ажиллах хүчнээ цаг хугацаандаа хэрхэн зөв хуваарилан ажиллуулах зэрэг асуудлуудыг зөв шийдвэрлэх шаардлагатай болох ба үүнд тань MS Projeсt программ туслаж, төслийн ажлыг эхлэхээс дуусах хүртэлх хугацаанд ямар үе шаттайгаар, техник тоног төхөөрөмж болон ажиллах хүчиндээ тохируулан төлөвлөх болон төслийн үйл явц, зардлаа удирдан хянах боломж олгоно.

MS Project программыг ажиллуулах

MS Project программыг хэд хэдэн янзаар ачаалж болно. Үүнд:
1. Start цэснээс Programs -> Microsoft -> Microsoft Project гэж сонгоно.

2. Хэрэв Desktop буюу дэлгэцэн дээр MS Project программын дүрс зургийг гаргаж өгсөн байвал дүрс зураг дээр хос товшилт хийнэ.

3. MS Project программын .mpp өргөтгэлтэй файлыг нээх замаар программыг ажиллуулна. Жишээлбэл: Windows explorer программ дээр харагдаж буй файлын жагсаалтаас .mpp өргөтгөлтэй файлыг сонгон идэвхжүүлээд хос товшилт хийхэд MS Project программ ажиллаж тухайн файлыг нээнэ.

MS Project программын цонхны ерөнхий төлөв

MS Project программыг ажиллуулахад дараах онх нээгдэх ба ажиллах MS Office-ийн бусад программтай ажиллах зарчим нь ерөнхийдөө адил байна. /Дэлгэрэнгүй тайлбарыг MS Word хичээлийн MSWord программын цонх хичээлээс үзнэ үү./

Ажлын талбарт үйл ажиллагааныхаа төлөвлөгөөг оруулах хүснэгт гарч ирэх ба энд үйл ажиллагаа олон хэр удаан үргэлжлэх, хэдийд эхлэх дуусах хугацаа, ямар нөөц бололцоогоор хийх тухай мэдэээллийг оруулна. Ингэхэд хүснэгтийн баруун талд байгаа Он сар өдөр бүхий босоо хүснэгтэнд үйл ажиллагаа цэнхэр өнгийн тэгш өнцөгтөөр, цаг хугацааны уялдаа цэнхэр сумаар дүрслэгдэн харагдана. Зүүн тал байгаа зурган командууд оруулсан үйл ажиллагааг ямар горимоор дэлгэцэнд үзүүлэхийг сонгоно.

Төслийн удирдлагын талаар

Төслийн удирдлага гэдэг нь зорилт, цаг хугацаа, нөөцийн зохистой хуваарилалт, тэнцвэрийн асуудал юм. Нөөц бололцоо болон цаг хугацааг нарийн төлөвлөснөөр зорилтондоо хүрнэ.

Нөөц + Цаг хугацаа => Зорилт

Зорилтонд хийвэл зохих ажил, Цагийн хуваарьт ажлын дараалал, хугацаа (хэзээ, ямар хугацаанд) Нөөцөд хүн, техник хэрэгсэл (нөөцийг ашиглах зардал) зэрэг асуудлыг багтаан авч үзнэ.

Төслийн удирдлагын 4 үе шат байна.

1. Тодорхойлох

2. Төлөвлөх

3. Биелэлтийг хянах, удирдах

4. Дуусгах

1. Төслийн тодорхойлолт:

Зорилт, түүнийг хэрэгжүүлэх үе шат
Ямар нөөц хэрэглэх
Хугацаа: ямар үе шатыг хэдийд дуусгах (milestones: хэмжигдэх үр дүн)

2. Төлөвлөлт:

Үе шат тус бүрт хэн юу хийх, ямар хугацаанд ажиллахыг тодорхойлох
Ажлын үе шатны хоорондын хамаарлыг тодорхойлох (зэрэгцэн хийгдэх, эсвэл нэг нь нөгөөг дууссаны дараа хийгдэх, эсвэл зэрэг эхлэх, дуусах, гэх мэт)
Зайлшгүй баримтлах зүйл бий эсэх: ажил, хугацаа, нөөц

3. Биелэлтийг хянах, удирдах

Төслийн хэрэгжилтийг хянаж бодит байдлыг төлөвлөсөнтэй харьцуулах
Зорилго, нөөц, цаг хугацааг зохицуулах
Саатал, тасалдлыг тодорхойлох
Нэмэлт нөөц хэрэгтэй эсэхийг тодорхойлох
Хэрэгцээний дагуу төлөвлөгөөнд тодотгол хийх

4. Төсөл дуусгах

Төслийн бодит гүйцэтгэлийг төлөвлөгөөтэй харьцуулан шинжлэх
Учирсан бэрхшээлд дүн шинжилгээ хийх, сургамж авах
Төслийн баримт бичгийг архивлах

MS Project юу хийж чадах вэ?

Хугацааны тооцоо хийх
Зорилт, нөөц, хугацааг зохицуулахад туслах
Зөрчил гаргахаас урьдчилан сэргийлэх
Төлөвлөгөө зохиох
Биелэлтэнд хяналт тавих боломж олгох
Тайлан гаргах
Календарчилсан төлөвлөгөө гаргах

Юунаас эхлэх вэ?

Goal: Хугацаа бүхий зорилго
Scope: Зорилго, түүнд хүрэхийн тулд хийх ажил
Assumption: Төсөлд бүхэлд нь буюу түүний тодорхой хэсэг ажилд нөлөөлж болох хүчин зүйлсийн талаар таамаглал
Төслийг Task, Phase, Milestone-д хуваах
Task: Гүйцэтгэх ажил
Phase: Төслийн тодорхой үе шат буюу логик холбоо бүхий ажлууд
Milestone: Төслийн тодорхой үе шат дууссаныг илэрхийлэх үйл явдал, завсрын үр дүн (Phase дууссаныг илэрхийлнэ, 0 хугацаа бүхий Task)

Үндсэн элементүүд

Task: Төслөөр хийх ажлын үе шат
Resource: Хийх ажилд шаардагдах нөөц бололцоо. Үүнийг хүнтэй холбон үздэг, гэхдээ тоног төхөөрөмж, материал, үйлчилгээ, ажлын байр зэргийг хамруулж болно
Assignment: Тодорхой ажлын хэсэгт нөөцийг харгалзуулах

Мэдээлэл нь мэдээллийн санд орно (багана, мөр) багцлагдана, хүснэгт, зураг хэлбэрээр харж болно:

Task view
Resource view

Хийх ажлын үе шат, нөөцийг харах

Ажлын үе шатыг харах - Task view

Gantt Chart: Ажил, түүнтэй холбогдох мэдээллийн хүснэгт, үргэлжлэх хугацааны график
PERT Chart: Бүх ажлын сүлжээ, тэдгээрийн хамаарал
Calendar: хуанли харах
Task usage: ажил, түүнд харгалзах нөөц
Tracking Gantt: төлөвлөгөө ба биелэлтийг харьцуулсан хүснэгт, график
Task Sheet: ажил, түүнтэй холбогдох мэдээллийн хүснэгт

Нөөц бололцоог харах - Resource view

Resource Graph: Нэг буюу бүлэг нөөцийн ачааллын график
Resource Sheet: Нөөц, түүнтэй холбогдох мэдээллийн жагсаалт
Resource Usage: Нөөц тус бүрт харгалзах ажлын жагсаалт

Үйл ажиллагаа төлөвлөх

v Төслийн эхлэх дуусах хугацааг тохируулах

v Төлөвлөх үйл ажиллагааны үе шатууд

v Үйл ажиллагааны жагсаалт гаргах

Программыг нээсний дараа File цэсний New командаар шинээр файл үүсгэхэд төлөвлөлтийг эхлэх ба дуусгах хугцацааг тохируулах цонх гарч ирнэ.

Start date: Төлөвлөлт эхлэх хугацааг оруулна.
Finish date: Төлөвлөлт дуусах хугацааг оруулна.
Schedule from: Төсөл эхлэх хугацаанаас хуваарь эхлэх үү, дуусах хугацаанаас эхлэх үү гэдгийг тохируулна.
Current date: Төлөвлөлт хийж байгаа өдрөө оруулна.
Calendar: Төлөвлөлтийн үед ямар календарь ашиглахыг тохируулна.

Төлөвлөх үйл ажиллагаа дараах үе шаттайгаар явагдана.

Task - ийн жагсаалт гаргах
Төсөлд хэрэгтэй ажлыг л оруулах
Ажлын хугацаа тодорхойлох:
Бусад ажлуудтай цаг хугацааны хувьд хэрхэн уялдах
Төсөл хэрэгжүүлэх гэрээнд заасан хугацааг баримтлах: (Constraints)
Нөөц хуваарилах:
Нөөцийн жагсаалт гаргах (хүн, бүлэг хүмүүс, байгууллага, хэлтэс, төхөөрөмж, хурлын өрөө, гэх мэт)
Ажлын ба ажлын бус өдрийг тодорхойлох (Project calendar, Working time calendar)
Ажилд нөөц хуваарилах, зохицуулах

Үйл ажиллагааны жагсаалт гаргах

Үйл ажиллагааны жагсаалт гаргахдаа хүснэгтэнд дараах хүснэгтэнд харгалзах мэдээллүүдийг оруулна. Үүнд:

Task name: Хийх ажлуудаа бичнэ.
Duration: Хэд хоног үргэлжлэхийг оруулна.
Start: Ажил хийж эхлэх огноог оруулна.
Finish: Ажлыг хийж дуусах огноог оруулна.
Predecessors: Уялдаа холбоог заана. Дээрх жишээ зжрагт 2 дугаарт байгаа ажил 1 дэх ажлыг дууссаны дараа эхэлнэ гэдгийг зааж өгсөн байна, үүнтэй адил 2-ыг дууссаны дараа 3, 3-ыг дууссаны дараа 4 дэх ажил эхэлнэ гэж зааснаар, баруун талд харагдаж буй графикт үйл ажлууд /цэнхэр өнгийн тэгш өнцөгт байдлаар дүрслэгдсэн/ сумаар холбогдсон байдлаар харагдана.
Resource names: Ажиллах хүчин буюу нөөц бололцоог зааж өгнө.

Ажлуудын цаг хугацааг уялдуулах

Цаг хугацааг дараах хэлбэрүүдээр уялдуулан холбож болно.

Finish-to-start (FS) ажлын төгсгөлөөс эхлэл хүртэлх хугацаа
Start-to-start (SS) ажлын эхлэлээс эхлэл хүртэлх хугацаа
Finish-to-finish (FF) ажлын төгсгөлөөс төгсгөл хүртэлх хугацаа
Start-to-finish (SF) ажлын эхлэлээс төгсгөл хүртэлх хугацаа
Lag time: эхний ажлын төгсгөл, дараагийн ажлын эхлэл хоёрын хоорондын хугацаа
Lead time: эхний ажил дуусахаас өмнө дараагийн ажил эхлэх хугацаа

Эдгээрээс үйл ажиллагааны төлөвлөлтийн хүснэгтийн Predecessors талбарт Lag time буюу эхний ажил дуусахад дараагийн ажил эхлэх хугацааг холбосон дараах зургаас харж болно.

Нөөцийн жагсаалт гаргах
Нөөцийн жагсаалт гаргахдаа хүснэгтэнд нөөцөө жагсааж бичнэ. Үүний тулд -ийг дарахад дараах хүснэгт гарч ирнэ.

Std.rate: ердийн үеийн тариф
Ovr.rate: илүү ажилласан үеийн тариф
Cost/use: нэгжийн өртөг
Аccrue at:
Start: ажлын эхнээс зардлыг тооцож эхлэх
Prorated: ажлын гүйцэтгэлийн хувиар зардлыг тооцох
End: ажил дуусахад зардал тооцох

Төслийн биелэлтийг хянах, удирдах

Хяналт, удирдлага 2 үе шаттай хийгдэнэ:
1. Төслийн явцын мэдээллийг оруулах
2. Оруулсан мэдээллийг Baseline-тай харьцуулан төсөл төлөвлөгөөний дагуу хэрэгжиж байгаа эсэхийг тодруулах
Baseline - Төлөвлөгөө, төслийн хэрэгжилт хоёрыг харьцуулах боломж олгоно.
Variance - Төлөвлөгөө, хэрэгжилт хоёрын зөрүү

Baseline бэлтгэгдсэнд тооцох

Төсөл эхлэх, дуусах хугацаа батлагдсан
Төслийн болон бүлэг, хувь хүмүүсийн ажиллах цагийн хуваарь эцэслэн тохирсон
Ажлын жагсаалт бүрэн гарсан
Нөөцийн жагсаалт бүрэн хийгдсэн
Ажил жигд хуваарилагдсан
Ажил гүйцэтгэх хугацааг боломжийн төвшинд хүртэл богиносгосон
Ажлын дараалал тогтоогдсон
Зардал нь батлагдсан төсөвтэй нийцсэн

Хэрэгжилтийн талаарх мэдээлэл

Хэрэгжилтийг хянах, удирдах ажил нь үнэн зөв мэдээлэлд тулгуурлана
Ямар мэдээлэл хэрэгтэй вэ?

Ямар ажил хийгдсэн (бүрэн, эсвэл тодорхой хувь), ямар нь хийгдээгүй
Хэн ямар ажлыг хэзээ хийсэн
Ямар зардал гарсан (ажлын хөлс, бусад зардал)

Төслийн багийн гишүүд хариуцсан ажлынхаа гүйцэтгэлийг тогтмол хугацаанд тайлагнадаг байх нь чухал

MS Project-д оруулах гүйцэтгэлийн мэдээлэл

Start date - Ажил эхэлсэн өдөр
Finish date - Ажил дууссан өдөр
Percentage of completed task - Ажлын биелэлт (хувиар)
Task duration - Ажил үргэлжилсэн хугацаа
Task cost - Ажлын зардал
Work - Ажил

MS Project-ын хяналтын үйлдлүүд

Ажлын гүйцэтгэлийн мэдээлэл оруулах:

View Bar>Task Usage View>Table>Tracking> Act.Work
Өдөр тутмын хяналт: View Bar>Resource Usage View>Table>Work>Format>Details>Actual work

Нөөцийн мэдээлэл оруулах:

Зардал: MS Project зардлыг автоматаар тооцдог.

Үүнийг болиулах гэвэл:

Tools>Option>Calculation> Clear Box: Actual costs are calculated by MS Project
View Bar>Task Usage>View menu>Table>Tracking> Enter: Act.cost field
Өдөр тутмын хяналт: Task Usage>View menu>Table>Tracking> Format>Details>Actual Cost

Хийгдээгүй ажлын хугацааг өөрчлөх View bar>Gantt Chart>Tools menu>Tracking>Update Project>Reschedule uncompleted work to start> enter date>Entire project
Төлөвлөлт, гүйцэтгэлийн зөрүүг үнэлэх

Хугацаандаа эхлээгүй, дуусаагүй ажил
Хугацаандаа хийгдээгүй ажил
Төлөвлөснөөс урт, богино хугацаанд хийгдэх ажил Tracking Gantt>View>Table>Variance

Явцын үнэлгээ (Progress Line) View Bar>Gantt Chart Tools menu>Trackning>Progress lines> Dates&Intervals: Always display current progress

Baseline мэдээлэл харах View Bar>Tracking Gantt View menu>Table>More Tables> Select Baseline>Apply
Зардлын хяналт View Bar>Gantt Chart View>Table>Cost: total cost, baseline, variance
Зардлыг прогнозлох (Earned value): View Bar>Gantt Chart View>Table>More tables>Earned value